Cuando se trata de implementar estrategias de mercadeo, y especialmente de empezar a participar de las redes sociales, el primer desafío que enfrentan los empresarios es determinar con qué tiempo van a dedicarse a esto.

Mantener activos los perfiles sociales de su empresa (Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, SlideShare), escribir blogs regularmente, contestar a las inquietudes de las comunidades y publicar nuevo contenido es un gran reto, especialmente si su empresa no cuenta con apoyo externo.

Entonces, ¿qué hacer si es usted mismo quien debe encargarse de todo? He encontrado que hay dos aspectos básicos para lograrlo: 1) Tener un sistema simple y organizados, y 2) Automatizar todo lo que pueda. En ambos casos, esto le optimizará tiempo valioso.

Y esto no aplica sólo para la administración de sus redes sociales, sino incluso para las diferentes responsabilidades que tiene en su compañía.

Si es como la mayoría de nosotros, usualmente cuando inicia su día se sumerge en la revisión de los correos electrónicos y las cosas que tiene pendiente para el día. Y si es lunes, la reunión de seguimiento semanal desde temprano en la mañana.

Identifique sus prioridades del día, si tiene una lista de pendientes, asegúrese de identificar las dos o tres cosas que son absolutamente necesarias, importantes e imprescindibles para hacer ese día (y un criterio para determinar su importancia es el impacto que tiene en el futuro de su negocio); de lo contrario, llegará el final del día y descubrirá que hizo muchas cosas, que tiene su bandeja de entrada vacía; pero que no avanzó en algunos aspectos fundamentales, con la frustración y ansiedad que esto conlleva.

Usualmente el mejor momento para escribir contenido (artículos o blogs), es temprano en la mañana. La mente está fresca, fluyen más las ideas y no hay interrupciones. Defina una periodicidad, le ayudará a mantener la disciplina.

Posteriormente identifique los logros claves de ese día y haga eso primero que cualquier otra cosa. No consulte el correo electrónico permanentemente, desactive las notificaciones automáticas que harán que deje lo que está haciendo y vaya a leer el mail que acaba de llegar. Usted es el que decide cuando lo lee, no el remitente.

Tenga siempre a mano temas (documentos, ideas, proyectos) que pueda avanzar mientras hace otra cosa como estar en una sala de espera o desplazarse en un vehículo. Este tiempo es muy útil (y suficiente) para evacuar temas pendientes, si cuenta con la información necesaria a la mano. No subutilice los tiempos de espera. Si cuenta con un Smartphone (iPhone o Blackberry, entre otros), descargue las aplicaciones de las redes sociales para móviles de manera que pueda actualizar, comentar y publicar en cualquier momento.

Automatizar es hacer que ciertas tareas se realicen sin la necesidad de su intervención directa o que se puedan ejecutar de una manera más sencilla o en menos tiempo.

• Reciba notificaciones agrupadas. Consolide las notificaciones de sus redes sociales para que le lleguen una vez al día
• Integre las redes. Vincule Twitter con Facebook y LinkedIn para que un mismo contenido se publique en más de una red social. Si por ejemplo no no desea compartir todos sus tweets en LinkedIn, simplemente agregue #in al final de aquellos que desee compartir.
• Publicaciones automáticas. Ajuste sus blogs para se publiquen automáticamente en su página de Facebook o en Twitter. Lo mismo puede hacer cada vez que sube un video a YouTube o monta una presentación en SlideShare.
• Programar para el futuro. Si dispone de algún tiempo libre, puede escribir varios blogs de una sola vez y programarlos para que se publiquen en días posteriores. Es especialmente útil cuando tiene semanas muy congestionadas, lo que le permitirá no faltar a su periodicidad.
• Reciba información organizada. Apóyese en lectores como Google Reader para organizar sus suscripciones en un sólo lugar y por categorías, así como Google Alerts para estar al tanto de sus clientes, aliados y competidores.
• Use la tecnología. Ahorre tiempo grabando tutoriales en video en lugar de dedicar tiempo a explicar lo mismo varias veces. Para esto, CamStudio es una excelente herramienta gratuita.

• Defina horas específicas para revisar su email. Además de desactivar las alertas automáticas de nuevos mensajes, trate de revisar el correo sólo dos o tres veces al día.
• Programe citas con usted mismo. Cuando tenga algo pendiente y sea urgente, sepárele un espacio en su calendario como si tuviera una cita. Y de hecho la tiene, es una cita consigo mismo para desarrollar una labor importante.
• Aprenda a decir no. Nos cuesta mucho decir que no a algo, lo que hace que aceptemos compromisos muy fácilmente. Ya de hecho es probable que tenga más cosas en sus manos de las que puede manejar, entonces aprenda a decir no de una manera amable, pero no comprometa su tiempo tan fácilmente.
• La multitarea resta efectividad. Aunque hoy es común que hagamos varias cosas al tiempo, a menos que sea algo como escuchar música suave de fondo, esto disminuye el nivel de concentración. Pareciera algo loable tener la capacidad de estar presente con varias tareas, pero en la práctica entre mayor concentración se dedique a una tarea, más rápido se ejecuta, y no estará haciéndola por partes.
• Sea exigente con sus suscripciones. Revise sus suscripciones electrónicas (blogs, boletines, promociones, etc) y dese de baja de aquellas que no generan valor. Hoy más que nunca es muy fácil suscribirse a boletines y todo tipo de información. Evalúe si el contenido es de su interés, recuerde que está suscrito para su beneficio, no el de la compañía que se lo envía. Y para aquellos mensajes que no traen la opción de darse de baja (lo cual es un requisito para no ser considerado spam o correo no deseado), simplemente puede bloquear el remitente, esto hará que cada vez que lleguen los mensajes los envíe automáticamente a mensajes eliminados.

La administración del tiempo requiere disciplina, tener claras las prioridades y enfocarse en aquello que genera valor. Con la práctica se dará cuenta que genera sus frutos.

Mantener sus herramientas de mercadeo funcionando, participando en comunidades y compartiendo contenido de valor, son cosas que ayudarán al crecimiento de su negocio. No deje que la aparente falta de tiempo sea una limitante.